Plataforma de inventario

El problema

Las empresas de inventario cuentan tiendas, almacenes y supermercados sobre todo de noche, tras el cierre, con equipos pequeños. Los resultados suelen unirse a mano en Excel: la ubicación en estantería se escribe a mano y a menudo falta, las diferencias se revisan de memoria y nadie ve cuánto ha avanzado el recuento. En algunas tiendas ni siquiera hay cobertura.

El objetivo era claro: que no se pierda ni un escaneo y que ninguno cuente dos veces, y que los informes de entrega estén listos en cuanto termine el recuento.

Partes

• App de conteo (móviles Android y terminales de mano): escaneo con la cámara o con un lector que escribe como un teclado, ficha de producto, introducción de cantidades, deshacer, cambio de zona escaneando su etiqueta y una pantalla de decisión para códigos desconocidos.
• Programa de gestión (Windows; la misma interfaz funciona también en el navegador): sesiones de inventario, tiendas, equipo y dispositivos, asignación de zonas y etiquetas impresas, importación de productos desde Excel, decisiones de Aceptar / Rechazar / Recontar para las diferencias y un panel en vivo a pantalla completa.
• Servidor: funciona en la nube o, en tiendas sin cobertura, en un portátil in situ. En ambos casos las apps hablan con él de la misma forma.

Sin conexión

Cada escaneo se guarda en el dispositivo antes de aparecer en pantalla. Los escaneos pendientes se quedan en el dispositivo hasta que el servidor confirma que los ha recibido. Cada escaneo lleva un identificador creado en el dispositivo; el servidor nunca registra dos veces el mismo, así que reenviar siempre es seguro.

Los registros nunca se borran ni se modifican; una corrección se añade como un nuevo registro de «anulación» o «recuento». Un escaneo que el servidor rechaza no desaparece en silencio: queda retenido para que lo resuelva un responsable. Si dos personas escanean la misma zona, los escaneos de la segunda no se rechazan, sino que se marcan como «en conflicto» y se muestran en el panel.

Panel en vivo

El responsable sigue el recuento en directo desde el ordenador: zonas terminadas, porcentaje de productos contados, número de escaneos, diferencia neta y hora estimada de fin. Un mapa de zonas muestra el estado por colores (en espera, contando, terminada, verificada, en recuento, en conflicto). Para cada persona se ven los escaneos por minuto y los no enviados. Aparecen avisos de dispositivos sin conexión, batería baja y códigos desconocidos.

Informes

• Excel: informe de inventario (stock teórico, pasadas de recuento, cantidad final, diferencia y decisión), exportación con plantilla para el sistema del cliente, registro completo de eventos y rendimiento por persona.
• PDF: informe con portada, resumen, productos sin contar, informe de cierre y etiquetas de zona con código de barras.

Decisiones que tomamos

• Un registro de eventos que solo crece, en lugar de una sincronización estándar

  Conserva el rastro de «quién contó qué, cuándo y con qué dispositivo» y hace estructuralmente imposible contar dos veces el mismo escaneo. Se descartaron las soluciones que sincronizan fusionando registros porque pierden ese rastro.

• Un solo servidor para la nube y la tienda

  Los terminales no necesitan saber con qué servidor hablan; el mismo software funciona en la nube y en un portátil in situ. El coste: el portátil puede convertirse en un punto único de fallo, por eso se está valorando que la nube sea la opción por defecto y el portátil la de respaldo.

• Primero, móviles normales

  El primer día no hacen falta terminales especiales: basta la cámara del móvil o un lector tipo teclado. El soporte para lectores específicos se mantuvo aparte para poder añadirlo más adelante.

• Controles de seguridad antes que automatización

  El recuento a ciegas es el modo por defecto; solo un responsable puede iniciar un recuento y nada se aprueba automáticamente. No se puede cerrar un inventario con escaneos sin enviar, recuentos abiertos o escaneos retenidos.

Seguridad

Hay roles de administrador, responsable y contador, y los permisos se pueden activar o desactivar por persona. Los datos de cada empresa se mantienen separados a nivel de base de datos. En el recuento a ciegas, los contadores no ven el stock teórico ni el panel. Los escaneos y los accesos de dispositivos se guardan en un registro que solo crece; aunque se elimine una sesión, sus escaneos no se pierden.

Estado

La plataforma está en desarrollo; todavía no se ha hecho una prueba piloto sobre el terreno. Actualizaremos esta página a medida que haya resultados.